Privacyverklaring

Wie is verantwoordelijk

FysioFone is een dienst van Afiant Commerce B.V., Lorentzstraat 89 te Bleiswijk, ingeschreven bij de KvK onder nummer 61946281. Voor de gegevens die je in FysioFone verwerkt, is Afiant Commerce B.V. de verwerkingsverantwoordelijke. Ben je als praktijk zelf verantwoordelijke voor de gegevens van je patiënten en je bellers, dan treden wij op als verwerker.

Welke gegevens we verwerken

• Accountgegevens: je naam, e-mailadres, de naam van je praktijk en facturatiegegevens.
• Telefoniegegevens: je telefoonnummer(s), belplan-instellingen, werkroosters van je behandelaars en belgeschiedenis (wie belde wanneer, gespreksduur).
• Gegevens van bellers en patiënten: de naam en het telefoonnummer van wie belt, de reden van het gesprek in een paar woorden, terugbelverzoeken, en de afspraken die via je gekoppelde agenda worden ingepland.
• Berichten: de berichten die namens jouw praktijk naar een patiënt gaan (bijvoorbeeld een bevestiging of een herinnering van een afspraak), met het nummer, de tekst en of het bericht is aangekomen.
• Gespreksinhoud: voicemailberichten, opnames en de daarvan gemaakte transcripties en samenvattingen. Deze verwerken we om de dienst te leveren (je boodschap tonen en samenvatten). Voicemails worden altijd opgenomen. Gewone gesprekken nemen we alleen op als je praktijk gespreksopname aanzet; een inkomende beller hoort dan aan het begin van het gesprek dat het opgenomen kan worden. Gesprekken die de praktijk zelf start, nemen we standaard niet op, ook niet als opname voor inkomende gesprekken aan staat. Zet de praktijk dat apart aan, dan hoort de persoon die wordt gebeld geen automatische melding; de praktijk informeert die persoon daar zelf over, aan het begin van het gesprek. Een gesprek met de AI-telefonist wordt niet opgenomen; daarvan bewaren we het uitgeschreven gesprek en de samenvatting.
• Gebruiksgegevens: technische logs die nodig zijn om de dienst te laten werken en te beveiligen.

Gezondheidsgegevens

Wie een fysiotherapiepraktijk belt, noemt soms uit zichzelf een klacht, een blessure of een behandeling. Dat zijn gezondheidsgegevens, en daar gaan we extra zuinig mee om.

• De AI-telefonist geeft geen medisch advies en stelt geen diagnose. Hij helpt met praktische vragen, plant een afspraak in of noteert een terugbelverzoek. Een medische vraag gaat altijd terug naar een behandelaar.
• Gespreksverslagen bevatten zo min mogelijk medische inhoud: wie belde, waarvoor in een paar woorden en wat er is afgesproken.
• Gesprekken worden alleen opgenomen als je praktijk opname aanzet, en gesprekken die de praktijk zelf start standaard niet.
• FysioFone is geen patiëntendossier. Wat er medisch toe doet, leg je vast in het dossier dat je praktijk daarvoor gebruikt.

Verwerkers die we inschakelen

Om FysioFone te laten werken schakelen we gespecialiseerde leveranciers in. Ze krijgen alleen de gegevens die nodig zijn voor hun deel van de dienst, en met elk van hen hebben we afspraken over vertrouwelijkheid en beveiliging. Het gaat om leveranciers voor:

• telefonie, sms en spraakverwerking;
• opslag van je gegevens;
• het samenvatten van gesprekken;
• beveiliging van onze website tegen misbruik.

FysioFone is een Nederlandse partij en we gaan zorgvuldig met je gegevens om: verkeer en opslag zijn versleuteld. Een deel van de spraak- en AI-verwerking loopt via internationale leveranciers. Dat beperken we tot wat nodig is om de dienst te leveren en leggen we vast in verwerkersovereenkomsten.

Waar je gegevens staan

We bewaren je gegevens in de Europese Unie. Voor sommige onderdelen, zoals het uitschrijven en samenvatten van gesprekken en de beveiliging van onze website, werken we met leveranciers die ook buiten de Europese Unie verwerken, onder meer in de Verenigde Staten. Dat gebeurt alleen voor zover het nodig is om de dienst te leveren, en onder de waarborgen die de AVG voorschrijft, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Wat we laten samenvatten wordt niet gebruikt om AI-modellen te trainen.

Met de leveranciers in de lijst hierboven hebben we een verwerkersovereenkomst; meestal hoort die bij de voorwaarden die we met hen hebben afgesloten. Voor de pushdienst van je telefoon gelden de voorwaarden van de ontwikkelaarsprogramma's, zie hieronder. Wil je precies weten welke gegevens waar terechtkomen? Vraag het ons via de contactpagina, dan leggen we het per onderdeel uit.

De app op je telefoon

Gebruik je onze app, dan moet je telefoon ook overgaan als de app dicht is. Dat kan alleen via de pushdienst van de maker van het besturingssysteem, op een iPhone en op een Android-toestel. Bij een inkomend gesprek stuurt onze telefonieleverancier daarom een bericht naar die dienst, met het telefoonnummer van de beller erin, zodat je ziet wie er belt voordat je opneemt. Het gesprek zelf loopt niet via die pushdienst.

De makers van die besturingssystemen zijn hierbij subverwerkers, onder de voorwaarden van hun ontwikkelaarsprogramma's. Het zijn allebei Amerikaanse bedrijven, dus zo'n bericht kan ook buiten de Europese Unie worden verwerkt.

De AI-telefonist en je patiënten

Neemt de AI-telefonist op, dan zegt hij aan het begin van het gesprek voor welke praktijk hij opneemt en dat hij een digitale assistent is. Wil de beller een mens spreken, dan verbindt hij door of noteert hij een terugbelverzoek. Van zo'n gesprek bewaren we het uitgeschreven gesprek en de samenvatting, zodat je behandelaars kunnen teruglezen wat er is afgesproken.

Hoelang we gegevens bewaren

We bewaren gegevens niet langer dan nodig en ruimen ze daarna automatisch op:

• Opnames, transcripten, verslagen en voicemails, ook van gesprekken met de AI-telefonist: dertig dagen. Een gesprek met een praktijk gaat al snel over iemands gezondheid, en dertig dagen is genoeg om een afspraak of terugbelverzoek af te handelen.
• Afspraken die de AI-telefonist in je agenda zette (naam, nummer en moment): dertig dagen na de afspraak. De afspraak zelf staat in je eigen agenda.
• Sms-berichten aan je patiënten: twaalf maanden.
• Technische berichten die onze telefonieleverancier ons tijdens een gesprek stuurt: zestig dagen. Je belgeschiedenis (wie belde wanneer, en hoe lang) blijft staan zolang je account bestaat.
• Facturen, en welke gesprekken er waren en hoe lang ze duurden: zeven jaar, want dat vraagt de wet.

Zeg je op, dan kun je tot het einde van je laatste betaalde periode gewoon bellen. Dertig dagen daarna wissen we hetzelfde als wanneer je je account verwijdert (zie hieronder): je gesprekken, opnames, transcripten en verslagen, de berichten aan je patiënten en je koppelingen. Wat we wettelijk moeten bewaren, blijft.

Wissen we iets, dan ruimen we ook de kopieën bij onze leveranciers op, voor zover die dat toelaten. Van een gesprek met de AI-telefonist staat het uitgeschreven gesprek bijvoorbeeld ook bij onze telefonieleverancier.

Je account verwijderen

Je verwijdert je account zelf, of je vraagt het ons:

• In het webportaal: log in op app.fysiofone.com, ga naar Instellingen en dan Account, en kies Account verwijderen.
• Kom je er niet uit? Laat het ons weten via de contactpagina, met het mailadres waarmee je inlogt, dan verwijderen wij je account.

Je account gaat direct weg: je inloggegevens, je profiel en je toegang tot bellen, in de app en in de browser. Ben jij de laatste met een account bij je praktijk, dan verwijderen we ook het belplan, de AI-telefonist, de berichten aan je patiënten, de opnames, transcripten en verslagen van je gesprekken en je koppelingen. Heeft nog iemand anders een account bij je praktijk, dan blijft dat allemaal staan.

Het nummer van je praktijk blijft nog zeven dagen staan, zodat je het terug kunt vragen of kunt meenemen naar een andere provider. Daarna heffen we het op. Heb je voor het nummer documenten aangeleverd, zoals een kopie van je identiteitsbewijs, dan verwijderen we die 12 maanden nadat het nummer is opgeheven, omdat registers en onze leverancier ze tot dan kunnen opvragen.

Wat we bewaren: welke gesprekken er zijn geweest, hoe lang ze duurden en wat er is gefactureerd. Komen er later vragen over een factuur, dan moeten we kunnen laten zien waar die op gebaseerd was. Voor facturen geldt bovendien een wettelijke bewaarplicht van zeven jaar.

Jouw rechten

Op grond van de AVG heb je recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking en overdraagbaarheid van je gegevens, en kun je bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen. Wil je hier gebruik van maken? Laat het ons weten via de contactpagina. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.